摘要:秘書有一個通用的非官方定義:為領導工作服務的辦公室人員,是領導的參謀和助手。不過,這個定義已經跟不上時代的發(fā)展,從實際情況來講,當今秘書的職責已經超出了單純?yōu)楣ぷ鞣盏姆秶?悄悄延伸到生活的各個方面。幫老板安排午飯、泡茶沖咖啡、買煙買飲料……幾乎所有白領都默認了“秘書”這個職業(yè)的延伸職責,并且大部分人認為理所當然。此次我會就這一現(xiàn)象對部分企業(yè)秘書進行問卷調查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進而分析具體產生這一現(xiàn)象的原因和最后導致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。
　　關鍵詞:企業(yè)秘書 代勞 調查研究
　　
　　0 引言
　　對于秘書代勞的現(xiàn)象,黃越(2000)將其歸為三類:代筆、代杯、代辦,具體而言即由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見,由秘書代其應付各種各樣的公款宴席、由秘書代為處理各種私事。
　　那么什么原因導致秘書不得不代辦領導的私人事務呢?有學者認為一種是由于秘書工作的輔助性造成的。由于秘書人員是直接為領導者服務的工作人員;與其他組織成員和機構相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最為明顯,依附性也更為明顯。秘書工作對于領導工作的從屬性和服務性,導致秘書認為應該為上司服務,使得上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘書的職能集中體現(xiàn)的方面是直接協(xié)助領導管理,處理其力所能及的具體事務,減輕、解除領導的事務負擔,保證其集中主要精力進行決策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有學者認為目前秘書行業(yè)的非職業(yè)化導致了秘書代辦上司私事現(xiàn)象的產生。由于在中國,秘書職業(yè)沒有完全職業(yè)化,秘書工作的職責界定不清、對其工作水平和專業(yè)能力的要求不夠明確、秘書來源和其行為也不不夠規(guī)范,因此秘書為上司代勞私事的現(xiàn)象也屢有發(fā)生(沈蕾、張虹,1998)。還有學者從秘書的角色談秘書代勞的事情。領導的許多不為人知的事情秘書可能知道,而且還可能是領導的“知心人”,好多領導不便于出面的私事,就可能由秘書代勞(李秘書,2003)。季偉(1994)認為由于秘書角色的服務性、多面性、創(chuàng)造性造成了秘書角色的差距,這種差距使得秘書無法充當其應該充當?shù)慕巧?導致秘書做了一些不屬于其本職工作的事務。另外,還有學者認為一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會犯一個毛病就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個人的私事。而長久一來,一些上司就習慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(陳國強,2007)。
　　此次我會就這一現(xiàn)象對部分企業(yè)秘書進行問卷調查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進而分析具體產生這一現(xiàn)象的原因和最后導致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。
　　1 調查概況
　　主要調查對象為南京、無錫兩地在職秘書或曾經有過秘書工作經歷的人員。在被調查的40人中,女性有24人,占總人數(shù)的60%,男性有16人,占總人數(shù)的40%。調查研究采用問卷的方式,分別在現(xiàn)象存在的狀況和被調查人員的態(tài)度兩個方面提出了11個客觀或主觀的問題,通過表格進行分析比較。
　　2 調查結果
　　2.1 對“代筆”的看法及發(fā)生情況。
　　“代筆”是秘書代勞現(xiàn)象中較為常見一項,具體而言就是由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見。調查顯示有28位秘書人員認為“幫領導代寫稿件屬于工作事務范疇”,占總數(shù)的70%,7位秘書覺得無法確定,占了17.5%,僅2位秘書認為為領導“代筆”是不屬于自己工作范疇的,占全部的5%。
　　據(jù)統(tǒng)計,在現(xiàn)實的秘書工作中代寫稿件也是普遍發(fā)生的現(xiàn)象。對于“在現(xiàn)實的秘書工作中是否有秘書代領導寫過稿件”的調查發(fā)現(xiàn),有22位認為普遍有代領導寫稿件的現(xiàn)象,占了總人數(shù)的55%,有13人認為經常有,占了總數(shù)的32.5%,還有4人認為是一般,占10.0%,1人認為較少有,占2.5%,認為幾乎沒有的人數(shù)為零?？梢?不管是次數(shù)的多還是少,秘書代替領導寫稿件的現(xiàn)象是存在的。
　　2.2 對“代杯”的看法及發(fā)生情況。
　　“代杯”也是秘書代勞現(xiàn)象的其中一類。主要針對的可能是男性秘書人員,在一些公款宴席上,領導可能會請由秘書代其應付各種各樣的交際活動。調查顯示,認為“代領導應付交際”屬于秘書工作范疇的有11人,占總數(shù)的27.5%,認為概念模糊,無法確定的有25人,占總數(shù)的37.5%,覺得代勞交際應酬是不正確的有14人,占了35%。
　　根據(jù)調查結果看來,認為現(xiàn)實的秘書工作中有秘書代領導應付交際,如喝酒等現(xiàn)象的還是大多數(shù),共有28人,占了總數(shù)的70%,而認為一般和較少的有12人,占了30%,同“代筆”現(xiàn)象一樣,所有人都認為這現(xiàn)象是存在的。
　　2.3 對“代辦私事” 的看法及發(fā)生情況。
　　“代辦理私人事務”即是“代辦”現(xiàn)象。在這一點上,被調查的多數(shù)人認為這是不正確的,有22人,占總數(shù)的55%,認為無法確定的有13人,占了32.5%,覺得“代辦”也包括在秘書工作范疇內的有5人,占了12.5%。看來與“代辦”相比,秘書們更接受“代杯”與“代筆”。
　　雖然多數(shù)秘書認為代領導處理私人事務不屬于自己的工作范疇,但是仍有多數(shù)秘書人員代領導辦過私人事務。有21人占了總數(shù)的52.5%,一般和較少的有18人占45%,有1人是幾乎沒有代勞過類似事務。
　　2.4 對代辦非工作事項的看法及發(fā)生情況。
　　對于領導交代下來的工作,倘若不屬于自己的工作范圍,有12人會全部照辦,占總數(shù)的30%,6人是有時間就辦,占了15%,21人則是根據(jù)內容選擇性地辦,這類是大多數(shù),占了總數(shù)的52.5%,1人會婉言拒絕。多數(shù)人還是會出于各自的原因代領導完成交辦的私事。
　　調查是否曾經幫領導或上司處理過不屬于你工作范圍的事務。完全沒有做過工作范圍以外工作的秘書人員`NextPage`有6人,占了總數(shù)的15%,絕大多數(shù)是一般或較少發(fā)生此類情況,這類人員共有20人,占了總數(shù)的一半,還有14人是經常會給領導代勞不在工作范圍內的事務?？梢姮F(xiàn)代秘書人員還是會多少遇到有關代勞領導工作的事情,并且聽從上司指示完成任務。
　　2.5 對“秘書為上司代勞工作之外的事情”這一現(xiàn)象的看法。
　　參與問卷調查的秘書人員就秘書代勞上司工作的現(xiàn)象,結合自己的親身經歷和社會事實發(fā)表了一些自己的看法,主要概括為以下幾點:
　　2.5.1 完全能夠理解。秘書是領導的下屬,應當聽從領導的指揮,秘書工作并沒有分內與分外之分,為領導分憂解難是秘書應盡的責任。秘書在為領導辦一些私事的同時也是建立上下級感情的機會,從責任與情感兩方面來說,領導請秘書代勞是完全能夠接受的。
　　2.5.2 秘書為上司代勞工作之外的事情已經是現(xiàn)在社會的普遍現(xiàn)象。秘書漸漸充當了領導私人助理的角色,簡單的文秘工作一般人都能勝任,所以必須在別的方面體現(xiàn)出自己的價值,以此來得到領導的賞識,加上愈加嚴峻的就業(yè)形勢,多數(shù)人只能服從命令,聽從領導指揮。
　　2.5.3 對秘書代勞私事不予支持。秘書有自己的工作,如果工作性質不明確,勢必會影響到秘書工作的本質,對本職工作的完成效率也會產生影響。有些秘書人員認為不同的人會因為不同的工作性質去取舍所要做的事情,每個人的定位與價值取向不同,一些違背原則的事情是絕對不能夠去做的,也沒有必要去代勞。
　　3 結論與討論
　　對40名在職秘書或曾經有過秘書工作經歷的人員進行調查分析,得出以下結論:①秘書“代勞”現(xiàn)象較為普遍,多數(shù)人予以理解和接受。②只有通過加強秘書自身能力培養(yǎng)和性格的塑造才有希望認清秘書代勞的本質,從而幫助秘書工作走向更加職業(yè)化、規(guī)范化的道路。
　為什么會出現(xiàn)秘書代勞的現(xiàn)象呢?
　　首先是由秘書工作的性質決定的。秘書作為領導的參謀與助手,最為主要的行業(yè)性質就是輔助性和服務性。經常充當了后勤部長與幕后英雄的角色。從大方面來看,秘書是為整個部門與單位服務;從小的方面來看,秘書又是直接服務于領導一個人。作為領導,每天都要處理大大小小的問題,這些問題又涉及到了方方面面,不可能將全部的時間精力都投入到每項具體的工作中,因此,更多的日?，嵥槭聞斩夹枰挥擅貢鴣硖幚怼Ｃ貢ぷ鞯奶卣髦皇禽o助性。首先,它是主體上的從屬性。在各類組織中,秘書人員是直接為領導者服務的工作人員,秘書機構是直接為領導機構服務的直屬部門。與其他組織成員和機構相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最明顯。換句話說,秘書部門和秘書人員從來都是依附于其服務對象而存在的。其次,它包括工作上的被動性。秘書工作對于領導工作的從屬性決定了秘書工作具有被動性的特征。作為一個從事辦公室工作的秘書,事務管理做的好,將會對政務工作和組織整體功能起到推動作用。事務管理最本質的特征是服務性,為上司服務,使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香 秘書理論與實務)。
　　其次是由秘書與管理者的工作關系決定的。某種意義上說,秘書與管理層的關系往往超乎普通員工與管理層的那種工作關系。由于她(他)所在的特殊位置,秘書比其他員工更加了解管理者的思維方式和做事方法。同時由于一個企業(yè)由下而上的反饋信息中有相當一部分是由秘書傳遞給老板的,因此秘書往往起著承上啟下的關鍵作用,也正是因為如此,秘書就類似于上司的“親信”一般,而上司也會將大部分工作交由秘書來處理。
　　由于以上種種秘書工作的特性,使得有些上司常常會對秘書交辦一些正常工作以外的私人事務,而秘書的工作涉及上下、左右、內外各個方面,非常繁雜。有人形容秘書工作就是說不完的話,跑不完的路,干不完的活……因此對于秘書工作的范疇并沒有非常明確的規(guī)定。一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會犯一個毛病就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個人的私事。而長久一來,一些上司就習慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內。秘書工作本身就多而雜,再加上一些額外的工作的話,往往會影響到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。
　　對待此類問題的方法有幾點:
　?、儆兄饕?適當拒絕一些職能范疇以外的事。作